Dokumentumkezelő rendszer — Kyrtech DOC
Dokumentumkezelő rendszer
Általános dokumentumkezelő rendszer kifejezetten gyártó cégek számára. Biztosítja a biztonságos tárolást, hatékony kezelést és könnyű visszakeresést, ezáltal biztosítva az előírások betartását és javítva az együttműködést.
Dokumentumtípusok
A rendszerben tetszőleges számú és személyre szabható adattartalmú dokumentum típus hozható létre.
- Szerződések, számlák
- Minőségügyi dokumentumok
- Karbantartási utasítások
- Termelési dokumentumok
- Egyéb más dokumentum típusok
Ezen dokumentum típusoknak nem csak az adattartalma, hanem a folyamatai, viselkedése is konfigurálható a felhasználók számára.
Dokumentumok létrehozása
A program a dokumentum keletkezésnek, iktatásnak számos lehetőségét biztosítja, ilyenek pl.:
- MS Outlookból történő dokumentum iktatás
- Automatikus összeköttetés alapján más rendszerekből
- PDF file-okból, index adatok automatikus kiolvasásával
- Nagyteljesítményű, tömeges szkenneléssel és vonalkód alapján történő index adat összekötéssel
Jóváhagyás
A dokumentumok folyamat vezérelt verzió követéssel rendelkeznek, amelyhez szabályrendszer alapján a program automatikusan állítja össze az aláírós sorokat
A rendszer támogatja az engedélyezés, jóváhagyás típusú dokumentumok használatát, pl.:
- Szerződések
- Beérkező számlák
- Kiküldetési engedélyek
- Telepítési engedélyek
Integrálhatóság
Általánosan felhasználható jellegéből adódóan legtöbb programunknak remek kiegészítése lehet.
A Kyrtech DOC rendszer képes kiszolgálni más számítógépes rendszereket egy adott dokumentum mindig aktuális verziójával, vagy hisztorikus igény esetén az adott múltbéli időpillanatban érvényes dokumentum verzióval.
A program használatával várható előnyök:
- Adminisztrációs erőforrás igény nagymértékű csökkenése
- Termelési és karbantartási dokumentum hiányból, verzió tévesztésből eredő kiesések károk csökkenése
- Audit felkészülési idő csökkenés
- Audit észrevételek számának csökkenése
Dokumentumkezelő rendszer magyar minőségirányítási megfeleléshez
A Kyrtech DOC rendszert magyar gyártóüzemek, autóipari beszállítók és gyógyszeripari vállalatok használják az ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485 és GMP dokumentumkezelési követelményeinek teljesítésére. A rendszer szigorú revíziókövetést, jóváhagyási folyamatot és teljes audit-naplót biztosít a minőségügyi, karbantartási, termelési és szerződéses dokumentumokhoz.
A magyar nyelvű felületen a felhasználók iktathatnak dokumentumokat MS Outlookból, tömeges szkennelésből vagy más rendszerekből érkező automatikus import útján. Minden dokumentum verzió időbélyeggel, aláírási sorrenddel és GDPR-konform hozzáférés-szabályozással rendelkezik. A rendszer integrálható meglévő SharePoint-tárral és a többi Kyrtech alkalmazással (CMMS, HR, MES).
Gyakori kérdések a dokumentumkezelő rendszerről
Mit jelent a dokumentumrevízió-kezelés?
A revíziókezelés azt biztosítja, hogy minden dokumentumnak egyetlen, érvényes verziója legyen elérhető a felhasználók számára, miközben a korábbi verziók időbélyeggel megőrződnek. A Kyrtech DOC minden módosítást, jóváhagyást és visszavonást rögzít a változási előzményben, így auditkor pontosan visszakövethető, hogy egy adott napon melyik dokumentumverzió volt érvényben.
Megfelel a rendszer az ISO 9001 dokumentumkezelési követelményeinek?
Igen. A Kyrtech DOC teljesíti az ISO 9001:2015 7.5 fejezet és az IATF 16949 dokumentumkezelési követelményeit: egyértelmű dokumentumazonosítás, jóváhagyási folyamat, verzióvezérlés, hozzáférés-szabályozás és elavult dokumentumok kezelése. Az auditra szükséges bizonyítékok exportálhatók.
Hogyan támogatja a GDPR megfelelést?
A rendszer szerepkör-alapú hozzáférés-szabályozást, részletes hozzáférési naplót és törlési munkafolyamatot biztosít a személyes adatokat tartalmazó dokumentumokhoz (szerződések, HR iratok, sérülésjegyzőkönyvek). Konfigurálható megőrzési időszakok és automatikus selejtezési értesítések segítik a GDPR 5. cikk szerinti adattárolási megfelelést.
Kezelhető-e elektronikus aláírás a rendszerben?
Igen. A Kyrtech DOC támogatja a belső elektronikus aláírási folyamatot (felhasználói azonosítóval + jelszóval rögzített jóváhagyás), valamint integrálható külső minősített elektronikus aláírási szolgáltatókkal (eIDAS-konform megoldások). Az aláírt dokumentumok PDF/A formátumban archiválhatók.
Milyen formátumokat támogat a rendszer?
A Kyrtech DOC formátumfüggetlen: PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), CAD (.dwg, .step), képek (.jpg, .png), e-mail (.msg, .eml) és tömörített csomagok egyaránt tárolhatók és kereshetők. PDF-eknél automatikus index-adat kinyerés, OCR és teljes szöveges keresés érhető el.
Integrálható meglévő SharePoint vagy ERP rendszerrel?
Igen. A Kyrtech DOC REST API-n keresztül integrálható SharePoint-tárral, SAP DMS modullal vagy egyéb ERP rendszerrel. Tipikus integrációs forgatókönyvek: szerződések automatikus iktatása beérkező e-mailből, számlák összekapcsolása az SAP MM modullal, gyártási dokumentumok automatikus megosztása a CMMS munkalapokkal.
Alkalmazásunk rengeteg egyéb lehetőséget és hasznos megoldást kínál, melyeket az oldalon nem tudunk teljes mértékben bemutatni.
Amennyiben felkeltettük érdeklődését, szívesen bemutatjuk Önnek megoldásainkat egy egyeztetett demo keretében, hogy jobban megismerhesse lehetőségeit.
